BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI

COLLEGE OF INDUSTRY AND TRADE

Thứ 2, 28/04/2025 | 18:47

Phòng Quản lý Học sinh - Sinh viên

I. Chức năng - Nhiệm vụ

Chức năng

- Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến giúp Hiệu trưởng tổ chức quản lý nhân sự học sinh, sinh viên;

- Triển khai giáo dục tư tưởng chính trị, đạo đức; thực hiện chế độ chính sách; tổ chức các hoạt động ngoại khóa của học sinh, sinh viên;

- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện quản lý công tác nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; các dự án đầu tư nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài; hợp tác quốc tế; quan hệ doanh nghiệp; thông tin thư viện, phòng đọc, bản tin nội bộ; Công tác tuyển sinh và giới thiệu việc làm cho học sinh, sinh viên.

Nhiệm vụ

Quản lý giáo dục toàn diện học sinh-sinh viên:

Tổ chức tiếp nhận HS-SV trúng tuyển vào trường. Quản lý hồ sơ HS-SV. Phân lớp, chỉ định ban đại diện lớp mới, làm thẻ HS-SV. Xử lý những trường hợp HS-SV không đủ điều kiện và các thủ tục, hồ sơ vào trường và trong quá trình đào tạo;
Quản lý giấy di chuyển nghĩa vụ quân sự và phối hợp với Ban chỉ huy quân sự của địa phương rà soát, kiểm tra, xác nhận các đối tượng được tạm hoãn nghĩa vụ quân sự theo kế hoạch hàng năm;
Chủ trì trong việc tổ chức khám sức khoẻ cho HS-SV mới vào trường, khám sức khoẻ định kỳ cho HS-SV trong thời gian học tập theo quy định, làm thủ tục thôi học cho những trường hợp không đủ tiêu chuẩn sức khoẻ để học tập. Phối hợp triển khai công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn cho HS-SV, phối hợp với các cơ quan bảo hiểm, các phòng, ban có liên quan giải quyết các trường hợp HS-SV bị ốm đau, tai nạn, rủi do;
Chủ trì và phối hợp các phòng, khoa, tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân HS-SV” vào đầu khoá, đầu năm học cho HS-SV. Tuyên truyền giáo dục pháp luật, chính trị tư tưởng, phòng chống tệ nạn xã hội, nếp sống văn hoá ... và các hoạt động ngoại khóa khác của HS-SV;
Chủ trì trong việc trong việc xếp hạng HS-SV theo từng kỳ học, năm học, giai đoạn và kết thúc khoá học theo quy chế hiện hành;
Thanh tra, kiểm tra, cập nhật hàng ngày việc học tập và rèn luyện của HS-SV ở giảng đường. Phối hợp với GVCN tiếp phụ huynh HS-SV;
Chủ trì việc tính học bổng và đề nghị cấp học bổng, trợ cấp xã hội, miễn giảm học phí... Theo dõi, đôn đốc việc đóng học phí và các khoản phải đóng khác của HS-SV. Đề nghị xử lý những HS-SV không đóng học phí đúng quy định;
Chủ trì và phối hợp với các Khoa: Đề nghị Hiệu trưởng biểu dương khen thưởng tập thể và cá nhân HS-SV đạt thành tích cao trong học tập và rèn luyện; những HS-SV nghèo, khó khăn, HS-SV nghèo vượt khó, vùng sâu - xa, ... Kiến nghị các hình thức kỷ luật đối với những HS-SV vi phạm nội quy, quy chế. Giải quyết các thủ tục hành chính để chuyển các học sinh sinh viên bị thi hành kỷ luật ở mức độ đình chỉ học tập, buộc thôi học về địa phương. Quản lý, theo dõi tiến trình thực hiện các quyết định trên của HS-SV;
Phối hợp với phòng đào tạo tổ chức kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, chương trình học tập, thực tập, thi và kiểm tra học phần, môn học, học kỳ, lên lớp, thi chuyển giai đoạn và thi tốt nghiệp cho các lớp, khoá học;
Chủ trì và phối hợp với Phòng Đào tạo và các Khoa, Phòng, Ban liên quan tổ chức cho HS-SV tham gia thi HS-SV giỏi, HS-SV nghiên cứu khoa học, xét cấp học bổng khuyến khích tài năng cho những HS-SV xuất sắc trong học tập và nghiên cứu khoa học;
Chủ trì và phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên và các phòng chức năng tổ chức tạo điều kiện cho HS-SV tham gia các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, các câu lạc bộ sở thích và các hoạt động giải trí lành mạnh khác. Định kỳ tổ chức các cuộc tiếp xúc, đối thoại trực tiếp giữa lãnh đạo nhà trường với HS-SV, làm đầu mối giải quyết và trả lời khiếu nại của HS-SV;
Phối hợp với các phòng, ban liên quan giải quyết các thủ tục hành chính cho HS-SV chuyển trường; Phối hợp với các đơn vị chức năng cấp bằng tốt nghiệp và các hồ sơ giấy tờ khác cho HS-SV tốt nghiệp và kết thúc giai đoạn (phòng Đào tạo chủ trì);
Phối hợp với các Khoa quản lý, đánh giá hoạt động của GVCN.

Thực hiện công tác quản lý học sinh, sinh viên nội trú:

Phối hợp với Ban Bảo vệ thường xuyên thanh tra, kiểm tra, giáo dục, xử lý hoặc đề nghị xử lý kỷ luật những HS-SV vi phạm nội quy, quy chế KTX;

Xây dựng kế hoạch kiểm tra các hoạt động cụ thể trong ký túc xá như: Thời gian tự học, thời gian ăn uống, nghỉ ngơi vui chơi giải trí, sinh hoạt phòng ở, trong KTX...;
Tiếp nhận đơn xin ở nội trú của HS-SV, xem xét và bố trí chỗ ở cho HS-SV trong ký túc xá, kiểm tra HS-SV trong việc chấp hành quy chế nội, ngoại trú, kiến nghị xử lý các trường hợp vi phạm;
Quyết định danh sách HS-SV được ký hợp đồng nội trú, HS-SV được ở ngoại trú, làm thẻ HS-SV nội trú;
Ký thực hiện hoặc hủy bỏ hợp đồng nội trú theo đúng quy chế HS-SV và quy định của trường;
Điều chuyển chỗ ở của HS-SV trong khu nội trú phù hợp với điều kiện của trường và điều kiện kinh tế của HS-SV ...;
Phối hợp với các khoa bình xét điểm rèn luyện của HS-SV. Thường xuyên thông báo thông tin về HS-SV cho Ban giám hiệu và các đơn vị liên quan để kịp thời giải quyết và giáo dục HS-SV;
Phối hợp với Đoàn TN và các Khoa tổ chức các hoạt động ngoài giờ trong khu KTX;
Đề xuất với hiệu trưởng về việc thu, chi các khoản tiền liên quan đến hoạt động nội trú;
Lập danh sách và đôn đốc việc nộp tiền nhà, tiền điện, nước và các khoản thu khác (nếu có) của HS-SV trong KTX;
Quản lý các phòng nội trú của HSSV khi được Nhà trường giao như: nhà ở, trang thiết bị nội thất KTX;
Phối hợp Ban bảo vệ đảm bảo an ninh trật tự trong khu KTX, thường xuyên kiểm tra, phát hiện, ngăn ngừa các hành vi vi phạm nội quy, quy chế, vi phạm pháp luật trong khu vực KTX.
Tổ chức, điều hành hoạt động của hệ thống an ninh tự quản trong KTX;
Tổ chức, quản lý các loại dịch vụ, khu vui chơi giải trí trong khu nội trú;
Trực tiếp liên hệ với các cơ quan an ninh, bảo vệ, dân phòng trong việc giải quyết những vấn đề an ninh trong KTX;
Tổ chức HSSV nội trú làm vệ sinh môi trường KTX;

Đối với công tác quản lý học sinh, sinh viên ngoại trú:

Xây dựng kế hoạch và triển khai đến HS-SV về việc chấp hành trật tự, trị an, nếp sống văn hoá, ... ở địa phương (trong phạm vi quyền hạn được giao phải tích cực tham gia với chính quyền địa phương để bảo vệ an ninh của HS-SV);

Cùng với Ban bảo vệ chủ động phối hợp với chính quyền địa phương nơi trường đóng trong việc giữ gìn trật tự an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, nhất là trong quan hệ HS-SV của trường với HS-SV trường khác và với nhân dân địa phương nơi trường đóng. Phối hợp xử lý nghiêm minh và kịp thời các vụ việc vi phạm quy tắc bảo vệ trật tự trị an;
Tổ chức gặp mặt định kỳ (ít nhất 03 tháng một lần) HS-SV ngoại trú để cung cấp những thông tin về nhà trường, địa phương, lấy ý kiến của HS-SV về công tác HS-SV ngoại trú;
Tham gia giao ban định kỳ với chính quyền địa phương nơi có nhiều HS-SV của trường ngoại trú;
Theo dõi, cập nhật thường xuyên danh sách, địa điểm những HS-SV ở ngoại trú. Giao tiếp với chủ nhà để cùng ký cam kết đảm bảo an toàn cho HS-SV, đảm bảo đúng pháp luật trong quan hệ giữa chủ nhà với HS-SV;
Kết thúc học kỳ, năm học thu giấy nhận xét của địa phương đối với HS-SV ngoại trú về việc chấp hành pháp luật nhà nước, quy định của chính quyền địa phương, những thành tích đóng góp, những vi phạm của HS-SV để làm căn cứ cho việc đánh giá điểm rèn luyện.

Nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ:
1. Tổ chức xây dựng và thực hiện định hướng phát triển hoạt động nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, các quy định, quy chế, quy trình công việc về quản lý hoạt động khoa học công nghệ của trường.
2. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ của trường, kiểm tra, đánh giá nghiệm thu và công nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ theo quy định hiện hành.
3. Phối hợp, đôn đốc các cá nhân, tập thể chủ nhiệm đề tài, các đơn vị liên quan trong và ngoài trường để tìm kiếm, lựa chọn, thẩm định, ký hợp đồng, thực hiện, kiểm tra tiến độ, nghiệm thu… đối với đề tài nghiên cứu khoa học các cấp.
4. Phối hợp, đôn đốc các cá nhân, tập thể, các đơn vị liên quan trong và ngoài trường để thực hiện việc chuyển giao công nghệ, sản phẩm nghiên cứu khoa học các cấp. Kiểm tra, đánh giá, báo cáo Hiệu trưởng kết quả sử dụng sản phẩm nghiên cứu khoa học các cấp.
5. Định kỳ hàng năm và 5 năm tổ chức tổng kết, đánh giá hoạt động nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; thực hiện chế độ báo cáo, khen thưởng, xử lý vi phạm theo quy định hiện hành.
6. Xây dựng và tổ chức thực hiện các hoạt động khoa học, công nghệ khác như: Hội nghị, hội thảo chuyên đề, các nhóm nghiên cứu chuyên đề, tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học ngoài trường, các sáng kiến cải tiến theo quy định.
7. Xây dựng và tổ chức thực hiện Hội thi mô hình học cụ, sáng tạo khọc kỹ thuật các cấp.
8. Tính chế độ theo quy định của nhà trường đối với các hoạt động khoa học công nghệ.
9. Là đầu mối trong nghiên cứu, triển khai công tác “Khởi nghiệp sáng tạo trong HSSV”.
Quan hệ doanh nghiệp:
1. Là đơn vị đầu mối, chăm sóc mối quan hệ, giữ liên lạc với các doanh nghiệp. Quản lý cơ sở dữ liệu về các doanh nghiệp; tìm kiếm, kết nối, đàm phán, tư vấn cho Hiệu trưởng ký kết các văn bản hợp tác với các doanh nghiệp, tổ chức của các doanh nghiệp nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác giữa nhà trường với các doanh nghiệp.
2. Phối hợp triển khai thực hiện mô hình đào tạo các ngành, nghề gắn liền với doanh nghiệp. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện việc khảo sát mức độ hài lòng của các doanh nghiệp đối với các mảng công việc của nhà trường.
3. Là đơn vị đầu mối tổ chức hoạt động tham quan trải nghiệm doanh nghiệp của cán bộ, giáo viên, học sinh, sinh viên nhà trường.
Hợp tác quốc tế:
1. Tìm kiếm, đề xuất xây dựng, tham gia theo chức năng nhiệm vụ vào các dự án đầu tư nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài, triển khai thực hiện các dự án hoặc một phần dự án có liên quan đến trường.
2. Tìm kiếm đối tác, đàm phán hợp tác với các đối tác quốc tế trong và ngoài nước. Đón và làm các thủ tục đối với khách quốc tế khi đến làm việc với trường. Tổ chức hội nghị, hội thảo, báo cáo, gặp mặt, phiên dịch và dịch thuật với các đối tác quốc tế.
3. Phối hợp với đơn vị đầu mối chuẩn bị các hồ sơ, thủ tục cho các chuyến công tác học tập nước ngoài của cán bộ, viên chức trong trường.
Thông tin thư viện:
1. Quản lý, tổ chức tốt phòng đọc, các hoạt động của thư viện trường nhằm phục vụ có hiệu quả nhu cầu học tập, nghiên cứu của viên chức và sinh viên.
2. Xây dựng kế hoạch bổ sung thường xuyên sách, báo, giáo trình, tài liệu, tạp chí... (trong và ngoài nước). Tổ chức quản lý chặt chẽ theo nội quy, quy chế của thư viện các tài liệu, sách, giáo trình hiện có.
3. Từng bước nâng cấp, hiện đại hóa thư viện nhằm tăng cường khả năng lưu trữ, tìm kiếm, xử lý thông tin trong nước và quốc tế. Thường xuyên chăm lo công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ viên chức thư viện.
4. Mua, bán, nhận, nhân bản các loại sách, văn bản điện tử.
5. Quản lý kho sách, cơ sở vật chất, các trang thiết bị của thư viện.
6. Tiếp nhận giáo trình, tài liệu và cấp phát, cho các lớp thuộc các ngành, hệ đào tạo mượn theo quy định.
7. Tổ chức hướng dẫn bạn đọc đặc biệt là các học sinh, sinh viên mới vào trường sử dụng thư viện. Thường xuyên tổ chức công tác giới thiệu sách, tài liệu, tạp chí, và các thông tin khoa học kỹ thuật mới.
8. Đảm bảo tổ chức tốt việc cho bạn đọc mượn sách, báo, tài liệu, giáo trình... phục vụ cho học sinh, sinh viên mượn tài liệu, giáo trình đúng đối tượng, quy định và kịp thời.
9. Quản lý các đĩa dữ liệu chứa giáo trình bài giảng đã được nghiệm thu.
10. Phối hợp với Phòng Đào tạo và các Khoa tổ chức in ấn bài giảng nội bộ phục vụ học sinh, sinh viên.
11. Định kỳ hàng năm ra thông tin thư mục cung cấp cho các đơn vị trong trường nội dung tóm tắt của tài liệu, sách báo, tạp chí, công trình mới.
Bản tin nội bộ:

Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, biên tập, chịu trách nhiệm xuất bản bản tin nội bộ định kỳ (hàng quý) hoặc đột xuất theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

Biên soạn học liệu video:

Là đơn vị đầu mối trong việc xây dựng quy định, quy trình, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện biên soạn học liệu video phục vụ công tác đào tạo của trường.

Tuyển sinh:
1. Tham gia Hội đồng tuyển sinh nhà trường với vai trò ủy viên thường trực, trưởng ban thư ký.
2. Xây dựng và là đầu mối trong tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh hàng năm của Nhà trường.
3. Đề xuất các phương án, biện pháp, cơ chế cụ thể để huy động mọi nguồn lực trong trường và ngoài xã hội thực hiện kế hoạch tuyển sinh các năm nhằm đạt chỉ tiêu đề ra; Chủ trì tổ chức các Hội nghị tuyển sinh hàng năm.
4. Tìm kiếm, đàm phán hợp tác, chăm sóc các mối quan hệ và đối tác tuyển sinh của nhà trường.
5. Thực hiện các hoạt động tuyên truyền, tư vấn hướng nghiệp, chọn nghề, chọn hệ đào tạo, hình thức đào tạo, mô hình đào tạo… cho người học.
6. Trực tiếp thu nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển. Tổng hợp, báo cáo số liệu, dự thảo quyết định công nhận trúng tuyển, các công việc khác của Hội đồng tuyển sinh. Lưu trữ các số liệu tuyển sinh đảm bảo an toàn, dễ tra cứu, tìm kiếm đảm bảo đúng quy chế, quy định hiện hành.
7. Dự thảo, in giấy báo nhập học và thông báo trúng tuyển tới các thí sinh trúng tuyển. Tham gia công tác tiếp sinh và “Tuần sinh hoạt công dân – HSSV” đầu khóa, đầu năm học.
8. Phối hợp với phòng Đào tạo trong công tác tuyển sinh các loại hình và hệ đào tạo khác theo chỉ đạo của Hiệu trưởng.
Kết nối việc làm:
1. Khảo sát nhu cầu việc làm, hướng nghiệp cho HSSV trong suốt quá trình học tập và sau khi tốt nghiệp.
2. Xây dựng và là đầu mối trong tổ chức thực hiện kế hoạch kết nối việc làm cho HSSV hàng năm của Nhà trường.
3. Khai thác nhu cầu tuyển dụng từ các doanh nghiệp đối tác hoặc chủ động tìm kiếm nhu cầu tuyển dụng để kết nối việc làm phù hợp cho HSSV.
4. Chủ trì tổ chức hoặc tham gia các Hội nghị tư vấn hướng nghiệp, Hội chợ việc làm để kết nối việc làm phù hợp cho HSSV.
5. Tư vấn cho HSSV về lao động xuất khẩu và các hình thức khác như tu nghiệp sinh, thực tập sinh, du học.