BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI

COLLEGE OF INDUSTRY AND TRADE

Thứ 2, 28/04/2025 | 19:09

Phòng Hành chính tổng hợp

I. Chức năng - Nhiệm vụ

- Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến giúp Hiệu trưởng tổ chức quản lý về công tác tổ chức, cán bộ, hành chính tổng hợp, thi đua, bảo vệ nội bộ, chế độ chính sách đối với công chức, viên chức.

- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện chức năng tổ chức và quản lý công tác Tài chính – Kế toán của Nhà trường và triển khai thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác Tài chính – Kế toán.

Và triển khai thực hiện các hoạt động sau:

Công tác hành chính, thi đua:

Chủ trì trong việc xây dựng kế hoạch và quản lý công tác hành chính, văn phòng;
Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật công văn giấy tờ theo quy định;
Là đầu mối trong công tác quản lý lề nếp lao động, văn hóa công sở;
Tổ chức quản lý, lưu trữ các loại tư liệu của trường sau khi đã sử dụng xong ở cấp đơn vị hoặc cấp trường (kể cả các loại tài liệu thuộc về dự án theo giai đoạn, các văn bản đấu thầu, ... dưới dạng kho lưu trữ );
Tiếp nhận và phát hành các loại công văn đi và đến, các văn bản nội bộ, các bưu phẩm, thư cho cán bộ, viên chức và học sinh, sinh viên;
Dự thảo, đánh máy, nhân bản các văn bản, chỉ thị, thông báo, quyết định, kế hoạch chung của Hiệu trưởng;
Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường và giải quyết các loại giấy tờ khác được Hiệu trưởng ủy nhiệm;
Làm giấy chứng nhận, thẻ cán bộ, viên chức;
Phụ trách công tác lễ tân, đưa đón, tiếp khách đến làm việc với nhà trường;
Quản lý, điều động và sử dụng các loại ô tô theo quy định của nhà trường;
Tham gia giải quyết các công việc đối nội và đối ngoại của nhà trường;
Chăm lo điều kiện làm việc và phục vụ các đồng chí lãnh đạo nhà trường;
Phục vụ các hội nghị, hội thảo, lễ hội cấp trường;
Xây dựng lịch công tác tuần, tháng, quý, năm; giám sát kết quả thực hiện của các đơn vị.
Chủ trì công tác xây dựng các Báo cáo thống kê, sơ kết, tổng kết thi đua của trường;
Quản lý phòng họp;
Thực hiện các công việc phục vụ thuộc lĩnh vực văn phòng;
Chủ trì công tác thi đua, khen thưởng. Xây dựng và triển khai chiến lược thi đua – khen thưởng trong nhà trường;
Phối hợp với phòng Tài chính – Kế toán (TCKT) đề xuất chi tăng thu nhập và các khoản chi khác đối với cán bộ, viên chức.

Công tác Tổ chức nhân sự:

Soạn thảo và trình Ban Giám hiệu phê chuẩn các loại văn bản liên quan đến việc tổ chức, quản lý, thực hiện các hoạt động của công chức, viên chức như: Biên chế bộ máy, thành lập các đơn vị, thành lập các hội đồng, tiếp nhận, thuyên chuyển, tăng lương, chi hệ số, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng, nội quy, quy chế nội bộ, điều động công chức, viên chức đi công tác, đi hướng dẫn thực tập, đi sản xuất kết hợp.
Triển khai thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ;
Xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển đội ngũ công chức, viên chức của trường;
Quản lý hồ sơ, nhân sự đối với đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường;
Quản lý việc thực hiện các chế độ, chính sách của cán bộ, giáo viên, nhân viên;
Nghiên cứu, phổ biến chế độ chính sách cho công chức, viên chức;
Quản lý công tác tổ chức, cán bộ, chuẩn bị và đề bạt cán bộ, phát hiện, bồi dưỡng và đào tạo cán bộ kế cận;
Dự thảo trình Hiệu trưởng hợp đồng lao động, các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong trường;
Phối hợp với phòng Tài chính-Kế toán thực hiện việc quản lý lao động, tiền lương và công tác bảo hiểm xã hội cho công chức, viên chức (phòng TC-HC chịu trách nhiệm làm thủ tục giấy tờ liên quan, phòng TC-KT thực hiện việc đóng tiền, chi trả ngân sách. Hai bên cùng phối hợp đối chiếu quyết toán theo quy định của cơ quan bảo hiểm);
Tổng hợp, đề xuất việc tuyển dụng viên chức; công tác khen thưởng và kỷ luật;
Phối hợp với bộ phận có chức năng thanh tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị có liên quan đến công chức, viên chức trong trường;
Làm đầu mối nghiệm thu khối lượng lao động, xác định ngày công lao động, công ốm, công phép cho công chức, viên chức;
Quản lý và triển khai các công việc về quân nhân dự bị, nghĩa vụ quân sự của viên chức trong trường;
Chủ trì xét duyệt và nghiệm thu các khối lượng hoạt động chuyên môn và nhiệm vụ khác của giảng viên (các phòng, khoa phối hợp);
Phối hợp với các đơn vị trong trường giải quyết các công việc có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công;

Công tác thông tin - tuyên truyền:

Chỉ đạo, giám sát công tác thông tin tuyên truyền trong trường. Chuẩn bị nội dung, bố cục, thiết kế các văn bản tuyên truyền để chuyển cho phòng Quản trị - Thiết bị in ấn, lắp đặt;
Chủ trì xây dựng kỷ yếu, tài liệu giới thiệu về nhà trường;
Quản trị và nâng cao chất lượng hoạt động của Website; cập nhật các thông tin chung về nhà trường lên Website;
Theo dõi lịch tuần và viết bài đưa tin về các hoạt động của trường lên Website;
Bảo quản, khai thác và thường xuyên cập nhật cho phòng Truyền thống, phòng lịch sử của trường.
Quản lý âm ly, loa đài để tổ chức các sự kiện trong trường.

Công tác Tài chính:

Xây dựng kế hoạch tài chính trung hạn và dài hạn của nhà trường;
Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Hiệu trưởng về tình hình tài chính của nhà trường;
Hướng dẫn các đơn vị trong nhà trường xây dựng kế hoạch nhiệm vụ và kế hoạch ngân sách hàng năm;
Xây dựng và trình Hiệu trưởng kế hoạch phân bổ kinh phí cho các đơn vị trong toàn nhà trường và hướng dẫn các đơn vị triển khai sử dụng kinh phí đã được phân bổ;
Lập và tự đánh giá báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật và theo Quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường;
Đánh giá hoạt động tài chính của nhà trường, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính;

Công tác Kế toán:

Quản lý quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền gửi kho bạc;
Hướng dẫn các đơn vị thực hiện đúng chế độ chính sách, các quy định, quy trình về tài chính;
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Hiệu trưởng duyệt;
Thanh toán các hóa đơn, chứng từ, phục vụ kịp thời cho các hoạt động của Trường;
Thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên đúng chế độ của nhà trường;
Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường;
Có trách nhiệm thực hiện chế độ lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán theo quy định hiện hành;
Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của Hiệu trưởng;
Kiểm tra và thực thi các khoản thu, chi tài chính; các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, mua bán, sửa chữa, thanh lý tài sản và nguồn hình thành tài sản, hoạt động đầu tư, xây dựng cơ bản; thẩm định các báo giá, thẩm định tài chính của các hợp đồng, chương trình, dự án;
Phối hợp với phòng Quản trị - Thiết bị quản lý tài sản cố định về phương diện chủng loại, giá thành, khấu hao, phối hợp kiểm kê định kỳ tài sản cố định;
Kiểm tra và đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch nhiệm vụ và kế hoạch ngân sách hàng năm của các đơn vị để trình phương án điều chỉnh kinh phí cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ cụ thể;
Lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của Nhà nước;
Lập các báo cáo về tài chính phục vụ công tác quản lý của nhà trường;
Lập báo cáo công khai các chỉ tiêu tài chính theo quy định của Nhà nước và của nhà trường;
Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ;
Phối hợp với phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng Quy chế quản lý tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ theo định hướng thực hiện cơ chế tự chủ tài chính trong nhà trường;
Đề xuất và trình Hiệu trưởng giải pháp tăng thêm nguồn thu và phương án nhằm triệt để mọi nguồn thu cho nhà trường;
Phối hợp với các đơn vị lập phương án, tính hiệu quả của các chương trình liên kết, hoạt động có thu ngoài nguồn ngân sách nhà nước, xây dựng cơ chế tài chính đối với các chương trình, hoạt động này;
Thực hiện thu học phí, phí nội trú và chi các khoản tiền thưởng, học bổng và trợ cấp xã hội cho HS-SV;
Hoàn thiện hồ sơ quyết toán và tổ chức chi tiền hỗ trợ học nghề cho HS-SV theo quy định hiện hành;
Phối hợp với các đơn vị trong trường giải quyết các công việc có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.